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Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für das Institut für Mikrostrukturtechnik – Thin Film Technologie (IMT-TFT) ab November 2024 oder später unbefristet eine/einen

Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)

Assistenz – Controlling – Personal


Aufgaben

Im Bereich Thin Film Technology (TFT) am KIT unter­stützen Sie in Ihrer Funktion als Verwaltungs­mitarbeiter*in die Leitung der TFT sowie das Team der Doktorandinnen und Doktoranden. Es erwartet Sie ein abwechslungs­reiches Aufgaben­gebiet und eine angenehme Arbeits­atmosphäre. Ihre Tätigkeit beinhaltet insbesondere die:

  • Bearbeitung von Vorgängen im Haushalts- und Drittmittel­bereich
  • Durchführung von Beschaffungen mittels SAP einschließlich Rechnungs­kontrolle
  • Überwachung und Erfassung der Budget­vorgaben und Veranlassen von Umbuchungen
  • Vorbereitung und Verwaltung von Personal­angelegen­heiten
  • Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen (Tagungen, Sitzungen, Projekt­treffen)
  • Unterstützung der Leitung bei der Erstellung von Berichten
  • Abwicklung der Korrespondenz mit Projekt­trägern
  • Organisation und Verwaltungs­aufgaben im Bereich studentische Arbeiten und Lehr­angelegen­heiten

Profil

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d), im Sekretariats- oder Verwaltungs­bereich bzw. über eine vergleich­bare Qualifikation.
  • Sie können idealerweise Berufs­erfahrung in den o. g. Aufgaben­gebieten nachweisen.
  • Die deutsche Sprache beherrschen Sie sicher in Wort und Schrift und Sie verfügen über gute Englisch­kenntnisse.
  • Sie sind erfahren im Umgang mit den MS Office-Programmen und bringen SAP-Kenntnisse mit.
  • Sie zeichnen sich durch eine selbst­ständige, sorgfältige Arbeits­weise sowie eine schnelle Auffassungs­gabe aus.
  • Organisations- und Kommunikations­geschick runden Ihr Profil ab.
  • Sie arbeiten gerne im Team, mit Studierenden und Wissen­schaftlerinnen und Wissen­schaftlern.

Wir bieten

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 -/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.